Забезпечення конфіденційності електронних документів. Електронний офіс

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як аналоги печатки (далі - електронні печатки). При цьому необхідно, щоб:

• кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;
• на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу:

1. електронні засоби опрацювання текстів;
2. локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
3. розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
4. електронні архіви і сховища даних;
5. регіональні і глобальні комп’ютерні мережі

Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії:

• електронізація;
• організація.

На офіс покладають основні функції організації та управління зрегулювання діяльності підприємства уцілому.